Receber um orçamento de [email protected] causa uma impressão diferente de receber o mesmo texto de um endereço genérico com números no meio. O e-mail é, muitas vezes, o primeiro contato formal entre a sua empresa e um cliente novo, e ele diz muito sobre o quanto o negócio é estruturado.
Quatro motivos para usar o seu domínio no e-mail
- Credibilidade: mostra que existe uma empresa de verdade por trás da mensagem.
- Marca em todo contato: cada e-mail enviado reforça o nome do seu site.
- Controle: quando alguém sai da equipe, a caixa continua sendo da empresa, com todo o histórico de clientes.
- Organização: endereços como financeiro@, vendas@ e suporte@ deixam claro quem cuida de cada assunto.
Onde criar o e-mail profissional
Existem três caminhos mais comuns, e todos funcionam com o domínio que você já tem:
- E-mail da própria hospedagem: muitas hospedagens de site incluem contas de e-mail. É a opção mais econômica e atende bem empresas pequenas com volume moderado.
- Google Workspace: você usa a mesma tela do Gmail, com agenda, Drive e Meet, mas com o endereço da sua empresa. Cobrado por usuário.
- Microsoft 365: Outlook com o seu domínio, mais Word, Excel e Teams. Também cobrado por usuário.
A escolha depende de quantas pessoas vão usar, do quanto a equipe já está acostumada com Google ou Microsoft e do orçamento.
O detalhe técnico que evita o spam
Não basta criar a caixa. Para que suas mensagens cheguem na caixa de entrada dos clientes, o domínio precisa de três registros de autenticação configurados:
- SPF: informa quais servidores podem enviar e-mail em nome do seu domínio.
- DKIM: coloca uma assinatura digital em cada mensagem enviada.
- DMARC: diz aos provedores o que fazer com mensagens que falham nas verificações acima.
Grandes provedores de e-mail passaram a exigir esse tipo de autenticação, principalmente de quem envia muitas mensagens. Sem ela, orçamentos e notas fiscais podem acabar no spam sem que você saiba.
Se clientes dizem que "não receberam" seus e-mails, a primeira coisa a conferir é a configuração de SPF, DKIM e DMARC do domínio.
Boas práticas no dia a dia
- Crie uma assinatura com nome, cargo, telefone e o endereço do site.
- Use endereços por função (contato@, financeiro@) para não depender de uma pessoa só.
- Ative a verificação em duas etapas em todas as contas.
- Não use o e-mail da empresa para cadastros pessoais.
Na Cotonet, configuramos o e-mail profissional junto com o site, já com os registros de autenticação certos. Se o seu e-mail está caindo no spam ou você ainda usa um endereço genérico, chama a gente.
